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Dossier N°1 : symptômes d'alerte

Conseil syndical, les cinq symptômes d'alerte pour éviter que votre copropriété se fragilise

Conseil syndical, les cinq symptômes d’alerte pour éviter que votre copropriété se fragilise

Il y a quelques années, les copropriétés en fragilité, voire en difficulté, concernaient principalement les immeubles anciens. Or, on constate que de plus en plus de copropriétés même récentes, voire neuves, basculent également dans les difficultés.

Un conseil syndical peu ou mal informé, et une copropriété peuvent basculer dans la difficulté. Un conseil syndical bien formé peut alors faire toute la différence en apportant les informations nécessaires pour aborder sereinement des questions ou un problème de fond de la copropriété.

Etant donné que le conseil syndical assiste et contrôle la gestion et les comptes du syndic et d’une manière générale de la copropriété, et à ce titre, il peut prendre des mesures rapides en analysant la situation de la copropriété et en mettant en place des actions simples.

Que dit la loi précisément ?

Pour rappel la mission du conseil syndical est de contrôler et d’assister le syndic conformément à L’article 26 du décret du 17 mars 1967 :

Outre les dispositions de l’article 37 du présent décret, le conseil syndical donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur les questions pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. Il contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité de ce dernier, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats. Il peut également recevoir d’autres missions ou délégations de l’assemblée générale dans les conditions prévues à l’article 25 a de la loi du 10 juillet 1965 et à l’article 21 du présent décret. Un ou plusieurs membres du conseil, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, après lui en avoir donné avis, de toutes pièces, documents, correspondances, registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété.

Nous allons donc présenter les premiers symptômes « pathogènes » en copropriété qui doivent vous alerter en votre qualité de membre du conseil syndical.

Les cinq signes d’alerte :

I. Une copropriété ayant une composition juridique complexe

L’expérience a pu démontrer que les copropriétés ayant une situation juridique complexe avaient plus de risques de présenter des problèmes de gestion dans le temps. C’est notamment le cas des copropriétés imbriquées dans une ASL complexe (Association Syndicale Libre, copropriété en volume, Aful…).

La superposition d’instances de gestion (ASL, volume…) peut alourdir la gestion, mais aussi les charges (un syndic, une assurance, etc. pour chaque instance supplémentaire) le nombre d’équipements et de services dont dispose la copropriété peuvent également accroître le risque de dérive financière.

Par ailleurs, cette dérive des charges peut entraîner d’autres difficultés, comme l’impossibilité pour les copropriétaires (notamment les plus modestes) d’assumer leurs charges, créant ainsi des situations d’impayés ou bloquant les projets de travaux futurs.

En prévention, le conseil syndical devra dès que possible simplifier au maximum les éléments de gestion propres à la copropriété, en la rendant plus autonome et indépendante possible des autres structures ou copropriétés. Pour ce faire, il faudra prévoir par exemple des sous-compteurs pour chaque station de chauffage, ce qui permettra d’identifier la consommation propre à la copropriété.

II. Un budget prévisionnel qui augmente plus vite que l’inflation

Un des éléments indicateurs permettant d’identifier que la copropriété risque de basculer vers d’importantes difficultés, c’est l’augmentation significative des charges. En effet, à partir du moment où les charges sont bien maîtrisées, leur augmentation doit être extrêmement faible et, en tout état de cause, inférieure à l’inflation.

C’est pour cela qu’il faut rapidement identifier les postes de charge en dérive ou mal cadrés afin de mettre en place une démarche de maîtrise des charges le plus rapidement possible. D’où l’importance de bien vérifier les comptes et les charges ainsi que l’élaboration du budget qui doit être opéré avec sérieux (poste par poste). N’oubliez pas de mettre en concurrence vos contrats et de vérifier s’ils sont toujours bien adaptés aux besoins de la copropriété.

III. Un taux d’impayés de charges qui augmente d’un exercice à l’autre

Une des principales alertes indiquant que la copropriété est en fragilité, voire en difficulté, est l’augmentation du taux d’impayés. A partir du moment où le taux d‘impayés ne diminue pas, mais au contraire, augmente d’un exercice à l’autre et que les procédures nécessaires au recouvrement ne sont pas engagées par le syndic, cela doit être pris au sérieux et être rapidement traité par le conseil syndical afin que la situation soit résorbée.

Nous considérons qu’un taux supérieur à 25 % du budget annuel est déjà largement significatif. À partir de ce seuil, vous avez la possibilité de déclencher une procédure dite d’alerte conformément à l’article 29-I A. de la loi du 10 juillet 1965.

Vérifiez également que vos factures de fournisseurs et prestataires soient réglées ainsi que vos avances et que vos fonds travaux ne soient pas utilisés « pour compenser les montants des impayés ».

De plus, en pratique, le syndic doit être en mesure de payer les factures au jour de leur réception. Néanmoins, il est fréquent de constater que certains syndics retardent le paiement des factures jusqu’à 90 jours, voire plus. Au-delà des pénalités que certains fournisseurs imputent quasi automatiquement au syndicat de copropriétaires à cause des retards, cette situation ne privilégie pas une relation de confiance avec les fournisseurs, qui sont moins disposés à travailler avec la copropriété.

IV. Une proportion importante de copropriétaires bailleurs indélicats

Une des causes à l’origine des copropriétés en difficulté est l’arrivé de copropriétaires bailleurs indélicats dit « de marchands de sommeil ». Soyez vigilant sur l’arrivée de ce type de bailleur et alertez rapidement les services concernés au sein de votre commune (service hygiène, insalubrité…).

Par ailleurs, l’augmentation importante de bailleurs classiques (plus de 50% de copropriétaires bailleurs) sur une copropriété peut également être le signe de la dégradation de la qualité de vie sur l’immeuble, ce qui doit être également un signe d’alerte, sachant que les bailleurs - n’étant souvent pas sur place - participent moins aux instances de gestion (assemblées générales, conseil syndical).

V. Une relation difficile entre le conseil syndical et le syndic

Cet élément, qui peut paraître anodin, est en réalité essentiel. En effet, si le syndic a en charge la gestion de la copropriété, il revient au conseil syndical d’assister et de contrôler sa gestion. C’est pour cela qu’il est essentiel de mettre en place une collaboration efficace entre le conseil syndical et le syndic.

De plus, Il n’est jamais bon pour le syndicat des copropriétaires que plusieurs gestionnaires successifs administrent la copropriété. En effet, si cela est le cas, le gestionnaire n’aura pas assez de recul sur l’historique de la copropriété, pour lui permettre de répondre de manière précise et efficace à une question du conseil syndical ou bien pour faire face à un problème spécifique que doit aborder la copropriété.

Pour plus d’informations n’hésitez pas à consulter le site : http://arc-copro.fr/
Vous trouverez des conseils et guides gratuits via le lien suivant : http://arccopro.fr/sites/default/files/files/Guide-metodologique-interieur.pdf et http://arccopro.fr/sites/default/files/files/procedure_alerte_dossier_collectivitees_19112014.pdf